Kapitel 9 · Pflicht ab 01.01.2027

E-Rechnung: wann dein Shop sie ausstellen muss

Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn du an Firmen in Deutschland verkaufst und im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hattest, ab 2028 auch mit weniger Umsatz. Verkaufst du nur an Privatkunden, betrifft dich das Ausstellen nicht. Hier steht, wer ab wann was muss, welche Formate zählen und was dein Shopsystem kann.

Zuletzt geprüft: 25.09.2026 · Sachstand zum Nachschlagen, keine Rechtsberatung.

Das Wichtigste

Empfangen: Seit 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
Ausstellen ab 2027: Für Rechnungen an Firmen in Deutschland, wenn dein gesamter Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag.
Ausstellen ab 2028: Für alle anderen, die an Firmen in Deutschland verkaufen.
Nicht betroffen: Rechnungen an Privatkunden, Rechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer beim Ausstellen.
Formate: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm auslesen kann. Das Format muss der europäischen Norm für E-Rechnungen entsprechen, der EN 16931, oder sich verlustfrei in sie übertragen lassen.

Ein PDF, das du per Mail schickst, ist keine E-Rechnung. Das Gesetz nennt es „sonstige Rechnung“, genau wie Papier.

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ohne Programm für Menschen kaum lesbar. ZUGFeRD ist ein PDF mit der XML-Datei im Anhang: Dein Kunde sieht die gewohnte Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten. Laut Bundesfinanzministerium zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Wer ab wann was muss

Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen, wenn du und dein Kunde beide in Deutschland ansässig seid. Sie steht in § 14 UStG, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz. Die Übergangsfristen stehen in § 27 Absatz 38 UStG.

Seit 1. Januar 2025: empfangen
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Deine Zustimmung braucht der Absender nicht.
Bis 31. Dezember 2026: Übergang für alle
Du darfst Firmen noch Papier schicken, oder ein PDF, wenn der Kunde zustimmt.
Ab 1. Januar 2027: über 800.000 € Umsatz
Lag dein gesamter Umsatz 2026 über 800.000 €, stellst du Rechnungen an Firmen in Deutschland als E-Rechnung aus. Bis Ende 2027 bleibt nur ein mit dem Kunden vereinbartes EDI-Verfahren als Ausnahme.
Bis 31. Dezember 2027: Übergang bis 800.000 €
Mit weniger Umsatz im Vorjahr darfst du 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF schicken.
Ab 1. Januar 2028: alle
Dann gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 €.

Was dich nicht betrifft

Die 800.000 € sind dein gesamter Umsatz im Vorjahr, nicht nur der mit Firmen. Sie haben auch nichts mit der Grenze für Kleinunternehmer zu tun.

Rechnungen an Privatkunden. Wer nur an Verbraucher verkauft, muss keine E-Rechnungen ausstellen, nur empfangen können.
Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag. Sie dürfen immer als PDF oder auf Papier gehen.
Kleinunternehmer beim Ausstellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Rechnungen an Firmen im Ausland. Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind.

Was das für deinen Shop heißt

Für Bestellungen von Privatkunden ändert sich nichts. Es geht um Firmenkunden: Kauft eine Firma für ihr Unternehmen bei dir, und liegt die Rechnung über 250 €, brauchst du ab deinem Stichtag eine E-Rechnung.

Prüf, wo bei dir die Rechnung entsteht: im Shopsystem, in einer Rechnungs-App oder im Buchhaltungsprogramm. Dort muss das Format stimmen, und dort stellst du ZUGFeRD oder XRechnung ein.

Zum Empfangen reicht ein Postfach, aber du musst die Dateien auch lesen und verbuchen können. Eine XRechnung ohne passendes Programm ist nur ein Block XML.

Offen oder umstritten

Woran du im Checkout erkennst, dass eine Firma für ihr Unternehmen bestellt, nennt § 14 UStG nicht. Ein Feld für Firmenname und USt-IdNr. hilft. Wie du mit Grenzfällen umgehst, klär mit deiner Steuerberatung.
Die Angaben zu Shopsystemen unten stammen von den Anbietern. Ob die Datei in deinem Fall alle Pflichtangaben enthält, prüfst du am besten mit einer echten Testrechnung.

Und in der EU?

Die Pflicht oben ist deutsches Recht. Die EU zieht nach: Mit der Richtlinie (EU) 2025/516, genannt ViDA, dürfen Mitgliedstaaten E-Rechnungen im Inland auch ohne Zustimmung des Empfängers vorschreiben. Ab dem 1. Juli 2030 wird die E-Rechnung nach EU-Norm der Regelfall, und für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Firmen kommt eine digitale Meldung an die Steuerverwaltung dazu.

Offen oder umstritten

Wie Deutschland die Teile von ViDA für 2030 umsetzt, steht noch nicht fest.

Umsetzung in deinem Shopsystem

System	Stand	Quelle
Shopware 6	Eingebaut ab Version 6.6.10.0: ZUGFeRD als eigene XML-Datei oder im PDF der Rechnung eingebettet.	Shopware
JTL-Wawi	XRechnung und ZUGFeRD ab JTL-Wawi 1.11.	JTL-Guide
WooCommerce	Über Germanized Pro ab 4.0: ZUGFeRD mit den Profilen Basic, Comfort, Extended und XRechnung. Die XRechnung entsteht nicht automatisch, wenn Angaben wie die Leitweg-ID fehlen.	vendidero
Shopify	Nichts eingebaut gefunden, aber mehrere Rechnungs-Apps mit ZUGFeRD oder XRechnung im App Store.	Shopify App Store
Lexware Office	Erstellt E-Rechnungen als ZUGFeRD und als XRechnung.	Lexware Office Hilfe
sevdesk	Erstellt XRechnung und ZUGFeRD und liest eingehende E-Rechnungen aus.	sevdesk

Quellen

Fragen zu diesem Kapitel

Ich verkaufe nur an Privatkunden. Muss ich etwas tun?

Beim Ausstellen nicht. Seit 2025 musst du aber E-Rechnungen deiner Lieferanten empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt, lesen und verbuchen musst du sie trotzdem.

Reicht ein PDF per Mail an Firmen?

Nur bis zu deinem Stichtag: Ende 2026, oder Ende 2027, wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € war. Danach nur noch für Rechnungen bis 250 € und für Privatkunden.

Zählt der Umsatz mit Privatkunden bei den 800.000 € mit?

Ja. Maßgeblich ist dein gesamter Umsatz im Vorjahr, nicht nur der mit Firmen.

Ich bin Kleinunternehmer. Betrifft mich das?

Ausstellen musst du keine E-Rechnungen, auch nicht ab 2028. Empfangen musst du sie können.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide erfüllen die Pflicht. ZUGFeRD ist für Shops oft einfacher, weil dein Kunde weiter ein lesbares PDF bekommt. Verkaufst du an Behörden, ist meist die XRechnung gefragt.

Was ist mit Kunden im EU-Ausland?

Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn du und dein Kunde in Deutschland ansässig seid. Für andere Länder gelten deren Regeln; ab Juli 2030 kommen EU-weite Vorgaben dazu.

Ist das hier Steuerberatung?

Nein. Es ist der Sachstand mit Quellen und Datum. Für deinen Einzelfall frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.